DIGITALISIERUNG DER VERWALTUNG

Virtuelle Bürgerservices mit SYNCPILOT

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) fördert die Verwaltung der Zukunft. Digital, schlank, effizient und bürgerfreundlich. SYNCPILOT unterstützt Kommunen, Behörden und Ministerien beim Aufbau und der Umsetzung eines virtuellen Bürgerbüros. Vorteil: Der persönliche Kontakt wird mit einem umfangreichen Digitalangebot kombiniert. Das ermöglicht eine individuelle und fallabschließende digitale Beratung.

Referenz:

Wie Digitalisierung in Baden-Württembergs Landeshauptstadt mit über 600.000 Einwohnern gelingt.

Stuttgart setzt mit dem Pilotprojekt „Videoberatung“
neue Maßstäbe für die digitale Verwaltung.

Verwaltungsleistungen digital und bürgernah – SYNCPILOT BIETET SCHLANKE LÖSUNGEN.

Kommunen stellen mit dem Virtuellen Amt digitale Dienste bereit, die Amtsgänge ersparen. Der Bürger kann in der Liveberatung sein Anliegen mit dem Verwaltungsangestellten orts- und zeitunabhängig klären. Er ist in die Bearbeitung des Antrags eingebunden. Die Lösung setzt auf den bestehenden Verwaltungsprozessen und IT-Verfahren über Schnittstellen auf. Analoge Prozesse können so mit geringem Aufwand digitalisiert, digitale Verfahren problemlos integriert und die persönliche Beratung kann virtualisiert werden.

Wo ist das Virtuelle Amt bereits im Einsatz?

Schon heute profitieren bundesweit Verwaltungen aller Größen von den digitalen Verwaltungsangeboten mit dem Virtuellen Amt – von kleinen Gemeinden und mittelgroßen Städten bis hin zu Kreisverwaltungen und Landeshauptstädten.

Mit dem virtuellen Bürgerbüro setzen wir einen zentralen Baustein unserer Digitalstrategie konsequent um. Unser Ziel ist es, Verwaltungsdienstleistungen lebensphasengerecht, niederschwellig und ortsunabhängig zugänglich zu machen. Das schafft spürbare Zeitersparnis, erhöht die Servicequalität und stärkt zugleich die Effizienz unserer Verwaltungsprozesse. Wir verstehen das virtuelle Bürgerbüro daher nicht nur als technisches Angebot, sondern als strategischen Schritt hin zu einer modernen, bürgerzentrierten Verwaltung.

Stephan Muckel, Bürgermeister der Stadt Erkelenz

Heidelberg ist eine internationale Stadt der Vielfalt, der Innovationen und der Inklusion: Diesen Anspruch haben wir auch an unsere Verwaltung. Unsere digitalen Lösungen müssen den verschiedenen Bedürfnissen unserer Bürgerinnen und Bürger gerecht werden. Deshalb haben wir mit SYNCPILOT bereits 2022 den Schritt in die Zukunft gewagt und das virtuelle Bürgeramt eingeführt. Es ermöglicht Bürgerinnen und Bürgern, sich bereits aus dem Heimatland am neuen Wohnort anzumelden, oder vor Ort in Heidelberg bequem von zu Hause ihre Anliegen zu klären. Und für Menschen mit einer Einschränkung ist es ein wichtiger Schritt zur autonomen gesellschaftlichen Teilhabe.

Martina Pfister, Dezernentin für Kultur, Bürgerservice und Kreativwirtschaft der Stadt Heidelberg

Die Kooperation mit SYNCPILOT erlaubt es uns, digitale Beratungsangebote bereitzustellen, die den Bedürfnissen unserer Bürgerinnen und Bürger entsprechen und den Weg für eine moderne, serviceorientierte Verwaltung ebnen.

Thomas Bönig, Leiter Amt für Digitalisierung, Organisation und IT, CIO und CDO der Landehauptstadt Stuttgart

Mit der Einführung des Virtuellen Amtes gehen wir in Starnberg den nächsten konsequenten Schritt in der Digitalisierung unserer Verwaltung. Wir möchten unseren Bürgerinnen und Bürgern ermöglichen, viele wichtige Behördengänge bequem und zeitsparend von zu Hause oder unterwegs aus zu erledigen – ohne Wartezeiten, ohne Anfahrtswege von überall verfügbar. Das ist moderner Bürgerservice, der den Menschen das Leben erleichtert und gleichzeitig unsere Stadt zukunftsfähig macht.

Ludwig Beck, Geschäftsleitung der Stadtverwaltung Starnberg

Es geht darum, den Menschen den Zugang zu unserer Verwaltung zu erleichtern – flexibel, bequem, ohne lange Wege, aber trotzdem mit dem persönlichen Kontakt. Und genau das ist das Ziel unseres neuen virtuellen Bürgerbüros. Als Stadt wollen wir mit der Zeit gehen, ohne dabei unsere Bürgerinnen und Bürger aus dem Blick zu verlieren.

Gerhard Böhling, Bürgermeister der Stadt Schortens

TUN, WAS DIGITAL MÖGLICH IST. BÜRGERFREUNDLICHE VERWALTUNG IN TEILSCHRITTEN VERWIRKLICHEN.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) des Bundesminsteriums des Innern, für Bau und Heimat verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen auch über Verwaltungsportale anzubieten. Der OZG-Umsetzungskatalog hat die zu digitalisierenden Verwaltungsleistungen identifiziert, darunter das Themenfeld „Familie und Kind“.

Unsere Erfahrungen mit Projekten in verschiedenen Ministerien bestätigen, dass digitale Dienste im behördlichen Umfeld vielfältige Effizienzeffekte generieren. Der Durchsatz an Antragsbearbeitungen lässt sich signifikant steigern und die Bearbeitungszeit senken. So konnten der Zeitaufwand bei Anträgen von vier Nachbearbeitungsschleifen auf 1,5 reduziert und erhebliche Kosten für Versand, Druck und Papier gespart werden.

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ANTRÄGE LIVE BEARBEITEN. BESCHEIDE IN ECHTZEIT ERSTELLEN.

Das Virtuelle Amt ermöglicht auch in Krisenzeiten die Kontinuität behördlicher Dienstleistungen ohne physischen Kontakt. Anträge auf Verwaltungsdienstleistungen können bequem über die Plattform gestellt und mittels digitaler Signatur unterzeichnet werden – rechtssicher, daten- und revisionssicher.

Das ermöglicht eine Bearbeitung, wie Kunden sie sich wünschen:

EINE NUMMER IM KUNDENZENTRUM ZIEHEN?

Das ist analoges Gestern. Der Bürger kann online einen Termin vereinbaren und erhält eine Einladung zur Online-Beratungssitzung per Link auf sein Handy oder seinen Laptop. Oder er bekommt direkt eine freie Mitarbeiterin oder einen freien Mitarbeiter zugwiesen. Per Liveberatung kann er sein Anliegen mit dem Berater klären.

KOMMUNIKATION:
Mit dem Verwaltungsangestellten kann er über jedes internetfähige Endgerät kommunizieren und die Antragstellung abschließen.
PERSÖNLICHE BERATUNG:
In der Sicherheitszone der Plattformumgebung berät ihn der Sachbearbeiter, befüllt das Formular, prüft die Angaben und erstellt noch während der Sitzung den Bescheid.
EINREICHEN VON UNTERLAGEN:
Mit der integrierten Upload-Funktion, die dem Kunden jederzeit zur Verfügung steht, kann er dem Sachbearbeiter Dokumente hochladen.

DOKUMENTENMANAGEMENT:
Die Einsteuerung der generierten Dokumentation von der Beratungssitzung und des Bescheids ins Dokumentenmanagement erfolgt in der Dunkelverarbeitung automatisiert.
VERFÜGBARKEIT KUNDENDATEN:
Die Daten des Antragstellers und der Bescheid sind für alle Mitarbeiter an den Kommunikationsschnittstellen abrufbar.

DIGITALE DIENSTE SCHON HEUTE STARTEN.

Vollständig digitale, medienbruchfreie Leistungen, keine Papiernachweise und minimaler Aufwand sind die mit dem OZG verbundenen Ziele.

SYNCPILOT ermöglicht Behörden, Ministerien und Kommunen die Umsetzung dieser Forderungen mit ihrer intelligenten schlanken Lösung LIVE CONTRACT Public für digitale Verwaltungsworkflows. Kernvorteil: Beschaffung, Bürgermeister und Entscheider in Behörden müssen nicht erst das Registermodernisierungsgesetz abwarten, um medienbruchfreie Onlineverfahren aufzusetzen.

VORTEILE LIVE CONTRACT

Durch LIVE CONTRACT kann der Kunde die digitale Behörde oder Geschäftsstelle komplett vom heimischen Schreibtisch oder vom Mobiltelefon nutzen und sein Anliegen erledigen
Leichte Kommunikation, ob per Video oder Audio
Verschlankung von Verwaltungsprozessen

Antragstellung, Beratung und Fallabschluss ohne Medienbruch; der Antragsteller kann bequem per digitaler Signatur auf seinem Smartphone, Tablet oder Laptop unterzeichnen
Einfache Implementierung, sofortige Einsatzbereitschaft
Steigerung der Effizienz bei Antragsbearbeitung und Entscheidungsabläufen