DAS VIRTUELLE BÜRGERBÜRO DER STADT HEIDELBERG
MIT SYNCPILOT ERFOLGREICHE REALITÄT

„Das Bürgeramt ist dort, wo DU bist“ – mit diesem Motto verkündete die Stadt Heidelberg, dass viele Bürgerservices nun auch online angeboten werden. Termine mit Sachbearbeitern sind von überall möglich.

 

Die ersten Schritte zur Digitalisierung

Die Stadt Heidelberg ist schon seit Jahren Vorreiter rund um das Thema Digitalisierung. Bereits seit 2002 wächst das Angebot an Online-Diensten und digitalen Formularen stetig. Dabei geht es nicht nur darum Wartezeiten einzusparen, sondern vielmehr um die Nähe zu den Bürgern: „Was für den einen Bürger ein bequemer Weg ist, seine Anliegen zu klären, bedeutet für den Nächsten einen wichtigen Schritt zur gesellschaftlichen Teilhabe“, so Heidelbergs Oberbürgermeister Prof. Dr. Eckart Würzner.

Um das bereits bestehende Online-Angebot zu erweitern, hat sich die Stadt Heidelberg zum nächsten großen Schritt entschlossen: der Digitalisierung des Beratungsgesprächs im Bürgeramt. Dieses Ziel konnte mit SYNCPILOT in Partnerschaft mit SAP Deutschland SE erfolgreich umgesetzt werden.

 

6 Hauptanforderungen für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Gesucht wurde eine Lösung, die Mitarbeiter und Bürger online miteinander verbindet und zudem alle Anliegen einer Beratung im Bürgeramt innerhalb eines Termins abdeckt:

1.     Konformität mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG)

2.     Authentifizierung

3.     Das Hochladen und Austauschen von Formularen und Dokumenten

4.     Das gemeinsame Bearbeiten von Formularen und Dokumenten in Echtzeit

5.     Rechtssichere Online-Signaturen

6.     Integrierte Bezahlstrecke

 

Verwaltungsdigitalisierung mit Experten

Nach Evaluierung der Anforderungen wurde eine individuelle Digitalisierungsstrategie entwickelt. So konnten alle Aspekte, wie der hohe Anspruch an Datensicherheit und die Bedürfnisse von Bürgern und Sachbearbeitern, berücksichtigt werden. Die Erfordernisse der digitalen Verwaltung und Beratung im Bürgeramt werden nun umfassend mit der interaktiven Software Live Contract abgedeckt. Für eine reibungslose Umsetzung wurden die Sachbearbeiter durch die SYNCPILOT Akademie intensiv auf die Anwendung vorbereitet, um maximal von der Software profitieren zu können.

Mehrwerte der digitalen Verwaltung durch Live Contract

Beratungsgespräche können nun im Zusatzangebot ortsungebunden stattfinden, was Verwaltungsprozesse verschlankt. Ob Anträge, Beratung oder Meldeangelegenheiten: Bürgerservices werden von A-Z innerhalb einer Sitzung abgewickelt, ohne Medienbruch. Zusätzlicher Mailversand mit gescannten oder abfotografierten Formularen ist nicht mehr erforderlich, da Dokumente parallel und in Echtzeit innerhalb der Anwendung hochgeladen und bearbeitet werden können.

So können Anliegen im gleichen Termin durch eine rechtssichere Online-Signatur nach eIDAS und durch die eingebundene Online-Bezahlstrecke ePayBL abgeschlossen werden. Die digitale Umsetzung von Bürgerservices steigert die Effizienz von Fachverfahren und spart gleichzeitig reichlich Ressourcen wie Zeit, Papier-, Druck- und Portokosten ein. Durch entfallende Autofahrten von Bürgern werden zusätzlich CO2-Emissionen stark reduziert.  

Wie die Umsetzung in der Praxis mit Live Contract gelingt, zeigt das aktuelle Digitalisierungsbeispiel der Stadt Heidelberg. Erfahren Sie in diesem Video, wie Sachbearbeiter und Bürger von der neuen Anwendung im Alltag profitieren.

 

Sie möchten Ihre Verwaltung digitalisieren?

Bereits bestehende Projekte zeigen, dass diese Entscheidung viele Vorteile für Sachbearbeiter und Bürger mit sich bringt. Kunden wie die AOK, die Stadt Heidelberg, Volkswagen Group Retail Deutschland uvm. nutzen schon heute die Benefits der flexibel tiefenintegrierbaren Softwarelösung Live Contract.

 

Vereinbaren Sie gerne einen persönlichen Live-Demo Termin mit unseren Experten.

 

Kurzprofil SYNCPILOT:

Die SYNCPILOT Group ist ein Full-Service-Unternehmen, das sich auf Time-to-Market Lösungen für digitale Geschäftsmodelle und Verwaltungsdigitalisierung spezialisiert hat. Organisiert als Ecosystem bietet die SYNCPILOT Group „Digital Maturity Solutions“ aus einer Hand.