DIGITALE VERWALTUNG AUF DEM LAND – WIE KLEINE KOMMUNEN GROßE WIRKUNG ENTFALTEN

In der öffentlichen Wahrnehmung sind es oft die großen Städte, die als Vorreiter in moderner, digitaler Verwaltung gelten. Dabei ist Digitalisierung längst kein rein städtisches Thema. Auch – und oft sogar ganz besonders – kleinere Kommunen bekommen den Druck zur Modernisierung zu spüren: Demografischer Wandel, Personalengpässe und steigende Ansprüche der Bevölkerung erfordern neue Wege in der Verwaltung. Während vielerorts noch mit Papierakten gearbeitet wird, verlangen Bürger längst digitale Prozesse, schnelle Kommunikation und unkomplizierte Abläufe. Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und der E-Akte steigen die Erwartungen an die digitale Transformation zusätzlich, unabhängig von der Größe der Kommune.

Besonders der ländliche Raum steht angesichts dieser Entwicklungen vor enormen Herausforderungen. Nicht ohne Grund war der ländliche Raum auch auf dem diesjährigen Forum KOMMUNAL 2025 zentraler Diskussionspunkt zwischen Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft – insbesondere mit Blick auf die Frage, wie langfristige Strategien und kommunale Weichenstellungen zukunftsfähige und lebenswerte Regionen ermöglichen können. Einer der wichtigsten Hebel dabei: die Digitalisierung der Verwaltung.

Die besonderen Herausforderungen ländlicher Kommunen

Auf dem Land macht sich in der Verwaltung in besonderem Maße bemerkbar, was ohnehin im gesamten Land zu spüren ist: Es mangelt an neuen Fachkräften, und es mangelt an Ressourcen sowohl finanzieller als auch personeller Art. Hinzu kommt eine überproportional alternde Gesellschaft, vergleichsweise große Distanzen zwischen den Ortschaften und unzureichende Mobilitätsangebote im öffentlichen Nahverkehr, die den Kontakt zwischen Verwaltung und Bevölkerung zusätzlich erschweren. Anders als in großen Städten, die oftmals über eine ausgebaute Infrastruktur und spezialisiertes Fachpersonal verfügen.

Kleinere Kommunen haben ihre ganz eigenen Probleme und kämpfen mit strukturellen Defiziten:
 

• Wenig Personal: Verwaltungen in ländlichen Regionen sind häufig personell unterbesetzt. Viele Aufgaben müssen von wenigen Mitarbeitern erledigt werden. Im Verhältnis sind pro Kopf tendenziell sogar weniger Mitarbeiter für höhere Einwohnerzahlen zuständig. Altersbedingte Abgänge können oft nicht ersetzt werden, Nachwuchs fehlt.
• Veraltete Prozesse: Noch immer dominieren papierbasierte Abläufe und Insellösungen den Verwaltungsalltag und verlangsamen die Kommunikation. Bürger müssen für einfache Dienstleistungen persönlich erscheinen oder lange Wartezeiten in Kauf nehmen.
• Große Distanzen: Bürger müssen weite Wege zur Verwaltung zurücklegen, vor allem in Verwaltungsgemeinschaften, wo Ortschaften viele Kilometer auseinanderliegen und weitläufige Gebiete von einem Rathaus verwaltet werden.
• Eingeschränkte Mobilität: Der öffentliche Nahverkehr ist auf dem Land oft nur lückenhaft verfügbar. Vor allem ältere Menschen haben Schwierigkeiten, das Rathaus oder andere Ämter aufzusuchen.
• Begrenzte Öffnungszeiten: Aufgrund kleiner Teams können Services oft nur stundenweise oder tageweise angeboten werden. Bürgerwünsche nach flexiblerer Erreichbarkeit bleiben unerfüllt.
• Limitierte Budgets: Haushaltsgelder in ländlichen Verwaltungen sind oft nur begrenzt oder sogar negativ. Verwaltungen haben Mühen, Kosten einzusparen.
• Mangel an technischer Infrastruktur: In vielen Kommunen fehlt es an einer klaren Digitalstrategie, geeigneter Software oder schlicht an der nötigen Bandbreite im Internetzugang.

Die Realität im Verwaltungsalltag kleiner Kommunen ist daher oftmals geprägt von Papierakten, langsamer Kommunikation per Briefversand, finanziellen Engpässen, Personalmangel, und Frust. Diese Ausgangslage erzeugt ein Spannungsfeld zwischen steigenden Anforderungen und begrenzten Möglichkeiten.

Diese positiven Effekte zeigen: Virtuelle Angebote sind die passende Lösung für begrenzte Ressourcen personeller und auch finanzieller Art.

Dabei muss es nicht direkt der große digitale Rundumschlag sein. Auch kleine Veränderungen hin zur Digitalisierung können große Wirkung zeigen. Standardfälle wie etwa die An-, Um-, oder Abmeldung eines Wohnsitzes, die häufig und regelmäßig nachgefragt werden, können auch digital abgebildet werden, ohne dass der Bürger persönlich vorsprechen muss. Schon das kann das Leben der Menschen spürbar vereinfachen.

Digitale Lösungen maßgeschneidert für kleinere Kommunen

Gerade dort, wo Ressourcen knapp sind und Bürger über viele Kilometer verstreut leben, entfaltet digitale Verwaltung ihr volles Potenzial, zum Vorteil und Nutzen aller.

Für kleinere Verwaltungen ist entscheidend, dass Digitalisierungslösungen nicht nur leistungsfähig, sondern vor allem einfach zu integrieren, intuitiv zu bedienen und wartungsarm sind. Dabei haben kleinere Kommunen den großen Vorteil, dass sie im Vergleich zu Groß- oder gar Landeshauptstädten agiler und flexibler handeln können. Entscheidungen können oft schneller und direkter getroffen werden.

SYNCPILOT bietet eine standardisierte Branchenlösung für Verwaltungsdigitalisierung, die neben der Software als Basis für die digitalen Bürgerservices auch begleitende Projektleistungen sowie spezielle Schulungen für das Verwaltungspersonal umfasst. Verschiedene Optionen für den Bezug der Lösung, etwa über Gebietsrechenzentren, erleichtern den Zugang und tragen dazu bei, dass die Einführung von digitalen Verwaltungslösungen einfach und schnell gelingt. So ist die Lösung für Kommunen in Bayern als „Bürgerservice Live“ über die AKDB erhältlich. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch. Wir zeigen Ihnen gerne Ihre verschiedenen Bezugsmöglichkeiten auf und klären Ihre individuellen Fragen zur Verwaltungsdigitalisierung.

Verwaltungsdigitalisierung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit

Ländliche Verwaltungen müssen sich nicht als Schlusslicht der Digitalisierung sehen, im Gegenteil: Sie haben die Chance, durch gezielte digitale Maßnahmen bürgerfreundlicher, effizienter und zukunftsfähiger zu werden – wie beispielsweise im mittelfränkischen Weisendorf: „Wir haben uns für das virtuelle Bürgeramt entschieden, um den Alltag unserer Bürgerinnen und Bürger und auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erleichtern“, so Karl-Heinz Hertlein, Erster Bürgermeister der Marktgemeinde Weisendorf zur Einführung des Bürgerservice Live in seiner ca. 6.600 Einwohner zählenden Gemeinde. „Es ist uns ein besonderes Anliegen, den bestmöglichen Service für alle zu bieten, und auch die Servicezeiten für beide Seiten flexibler zu gestalten. Besonders unsere Teilzeitkräfte freuen sich, dass sie nun das Homeoffice nutzen können. Wir sind froh und stolz, diesen Schritt gegangen zu sein.“

Zwar sind die Herausforderungen real, mit denen sich Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften konfrontiert sehen, aber sie sind entgegen manchen Vorbehalten dank passender und schnell verfügbarer Angebote sehr wohl lösbar – auch ohne, dass dafür Großstadtbudgets nötig sind.

Eine Investition in digitale Verwaltung ist eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des ländlichen Raums und dafür, dass das Leben auf dem Land für Jung und Alt attraktiv bleibt. Wer heute entsprechend handelt, hebt nicht nur das Potential und die Lebensqualität im ländlichen Raum, sondern legt den Grundstein für eine funktionierende und bürgernahe Verwaltung von morgen – und kann sogar zu einem Vorreiter in den oft unterrepräsentierten ländlichen Verwaltungen werden.