Digitalisierung in der Verwaltung gewinnt an Tempo

Wie Kommunen jetzt mit digitalen Services Bürgernähe schaffen

Die Digitalisierung der Verwaltung ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern nimmt spürbar Fahrt auf. Politische Initiativen und neue gesetzliche Rahmenbedingungen unterstützen Kommunen dabei, sichere digitale Angebote bürgernah zu gestalten. Allein, dass es inzwischen ein Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) gibt, darf als starkes Signal gewertet werden. Das hat sich zuletzt auf der Smart Country Convention 2025 gezeigt. Entscheidend sind allerdings nicht allein das Gesetzwerk und der Wille, sondern die Umsetzung vor Ort. Es zählen pragmatische Lösungen, die Verwaltungsmitarbeiter entlasten und Bürgern echten Nutzen bringen.

Politischer Rückenwind macht Handeln möglich

Der derzeitige politische Fokus auf Modernisierung und Verwaltungseffizienz verschiebt die Rahmenbedingungen deutlich. Bund und Länder fördern digitale Projekte, schaffen verlässliche Prozesse für Zusammenarbeit und stellen Finanzierungsinstrumente bereit. Für kommunale Entscheider bedeutet das Planungssicherheit. Investitionen in die Modernisierung der Verwaltung werden möglich, Pilotprojekte finden Unterstützung und strategische Vorhaben lassen sich besser verargumentieren.

Gleichzeitig verändert sich die Erwartungshaltung der Bevölkerung massiv. Neun von zehn Bürgern wünschen sich inzwischen, dass ihre Stadt oder Gemeindeverwaltung das Thema Digitalisierung mit mehr Nachdruck verfolgt. Das besagen zumindest aktuelle Zahlen einer Bitkom-Studie zum Thema. Sie erwarten einfache digitale Zugänge zu Dienstleistungen und sind bereit, Datenaustausch zwischen Behörden zu akzeptieren, wenn dadurch Aufwand und Wege entfallen. Diese Kombination aus politischer Legitimation und gesellschaftlicher Akzeptanz ist ein seltenes zeitliches Fenster. Kommunen sollten es jetzt nutzen, ohne auf perfekte Bedingungen zu warten.

Nutzen statt Technik: Der Maßstab für Digitalisierung

Digitalisierung ist allerdings kein Selbstzweck. Der Erfolg bemisst sich daran, ob Bürger Zeit sparen, Zugänge vereinfacht werden, die Verwaltung an Effizienz gewinnt und die Servicequalität messbar steigt. Technik einkaufen um der Technik willen und um vorhandene Gelder zu verplanen, wird keinen Erfolg haben. Verwaltungen fragen sich heutzutage mehr denn je: Können wir durch die Digitalisierung die Lebensqualität der Bürger verbessern? Ebenso wichtig ist, dass Verwaltungsmitarbeiter spürbar entlastet werden und mehr Raum für komplexe, persönliche Beratung erhalten. Technische Lösungen müssen diesen Zweck klar unterstützen und sich daran messen lassen.

Praxisnahe Gestaltung heißt auch, dass Dienstleistungen aus der Perspektive der Nutzer gedacht werden. Prozesse müssen vereinfacht, Barrieren abgebaut und Abläufe medienbruchfrei gestaltet werden. Dazu zählen verständliche Benutzeroberflächen und barrierearme Zugänge. Der Erfolg lässt sich einfach über KPIs erfassen: Bearbeitungszeiten, Quote der Erstkontaktlösung, Nutzerzufriedenheit und die Zeitersparnis für Mitarbeiter.

Rechtliche Grundlagen schaffen Optionen

So sehr der Bund auch unterstützt, die Umsetzung in die Praxis bleibt eine kommunale Aufgabe. Neue Rechtsrahmen und staatsvertragliche Initiativen geben den Rahmen vor und ermöglichen verlässliche Bedingungen für den Datenaustausch und gemeinsame Betriebsmodelle. Diese Instrumente sind wichtig: Sie reduzieren rechtliche Unsicherheiten und fördern Kooperationsmodelle zwischen Behörden und öffentlichen IT-Dienstleistern. Die rund 11.400 Kommunen und 300 Landkreise in Deutschland haben plötzlich Optionen.

Allerdings lösen rechtliche Vorgaben nicht automatisch technische Integrationsfragen. Infrastruktur, interoperable Standards und belastbare Betriebsmodelle müssen praktisch entwickelt und erprobt werden. Deshalb ist der nächste Schritt für Kommunen, die rechtlichen Möglichkeiten zügig in konkrete, pragmatische Projekte zu übersetzen und die operative Arbeit zu beginnen.

Erfolgsfaktoren für die praktische Umsetzung

Die praktische Umsetzung fußt auf vier Faktoren. Fehlt einer dieser Bausteine, entstehen technische und organisatorische Reibungen, die Fortschritt ausbremsen. Die Bausteine sind:

•         Kooperation statt Insellösungen

•         Standardisierung

•         Sicherheit und Datenschutz

•         Praxisorientierte Umsetzung

Wie aber kann ein Fahrplan für Kommunen aussehen, die das Thema fokussiert angehen möchten?

Kurzfristig (0–12 Monate): Bestandsaufnahme und Priorisierung. Welche Prozesse weisen Medienbrüche auf? Welche Services bringen mit geringem Aufwand hohen Nutzen? Kleine, gut messbare Pilotprojekte schaffen schnelle Erfolge und sichern die interne Akzeptanz.

Mittelfristig (12–36 Monate): Standards implementieren, Kooperationen mit Nachbarkommunen oder öffentlichen IT-Dienstleistern ausbauen. Systematische Schulungen und ein begleitendes Change-Management sorgen dafür, dass Mitarbeiter die Veränderungen mittragen.

Langfristig (36+ Monate): Bewährte Lösungen in der Fläche skalieren, Governance Modelle etablieren und kontinuierliche Evaluationszyklen einführen. Nutzerfeedback und Datenanalysen sollten in eine fortlaufende Optimierung der Services einfließen.

Quick Wins, die sofort wirken

Einige Maßnahmen liefern schnell sichtbare Erleichterungen. Die Kombination von Online-Terminbuchung mit digitalen Vorinformationen, senkt den Präsenzaufwand und verkürzt Wartezeiten. Digitale Beratung in einem sicheren Raum mit medienbruchfreier Bearbeitung von Unterlagen stärkt schnell die Akzeptanz und zeigt, dass die Digitalisierung den Bürgern unmittelbar erlebbare Vorteile schafft.

In mehreren Kommunen zeigen praktische Projekte schon jetzt, wie digitale Services mit digital gestützten Beratungsterminen die Sachbearbeitung entlasten. Wichtige Lerneffekte sind dabei konsistent: klein anfangen, eng mit Nutzern arbeiten und technische Reibungspunkte früh adressieren. Iterative Tests mit echten Anwendern erhöhen Akzeptanz und Qualität deutlich.

Strategie und Technologie müssen zusammenpassen

Eine durchdachte Anforderungsliste hilft Kommunen bei der Bewertung künftiger Projekte. Neben hohen Sicherheitsstandards spielen die einfache Bedienbarkeit und die Skalierbarkeit der Lösung zentrale Rollen. Externe Expertise kann dabei helfen, technische von organisatorischen Fragestellungen zu trennen und priorisierte, umsetzbare Maßnahmen zu identifizieren.

Bei der Auswahl sollten Kommunen auf modular aufbaubare Lösungen achten, die schrittweise erweitert werden können. So lassen sich erste Erfolge sichern und später skalieren, ohne bestehende Systeme zu gefährden. Betriebs- und Supportkonzepte sind genauso wichtig wie die Funktionalität der Software selbst.

Fazit und Ausblick

Der digitale Aufbruch in der Verwaltung ist jetzt praktikabel . Politischer Rückhalt, rechtliche Rahmenbedingungen und positive Praxisbeispiele schaffen ein Umfeld, in dem Kommunen Bürgernähe digital gestalten können. Laut einer aktuellen Bitkom Studie stehen 88 % der Bürger der Digitalisierung offen und positiv gegenüber. Entscheidend ist es, diese Rahmenbedingungen pragmatisch zu nutzen, mit nutzerorientierten Services, sicheren und interoperablen Lösungen sowie partnerschaftlicher Zusammenarbeit zwischen Behörden, IT-Dienstleistern und Politik.

Starten Sie mit kleinen, klar messbaren Projekten, bauen Sie Standards und Kooperationen aus und messen Sie kontinuierlich den Nutzen für Bürger und Mitarbeiter. So wird aus politischem Rückenwind nachhaltige, spürbare Modernisierung.

Erfahren Sie jetzt mehr und vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Digitalisierungsexperten.

Kurzprofil SYNCPILOT:

Die SYNCPILOT Group ist ein Full-Service-Unternehmen, das sich auf Time-to-Market Lösungen für digitale Geschäftsmodelle und Verwaltungsdigitalisierung spezialisiert hat. Organisiert als Ecosystem bietet die SYNCPILOT Group „Digital Maturity Solutions“ aus einer Hand.